Dinamici ale cogniției de echipă: o teorie orientată spre proces a emergenței cunoștințelor în echipe

Conspect al ”The Dynamics of Team Cognition. A process-oriented theory of knowledge emergence in teams”, de Grand, Braun, Kulkanin, Kozlowski și Chao, publicat în Journal of Applied Psychology, în 2016

Introducere

Cogniția echipei a fost evaluată atât ca modele mentale împărtășite, cât și ca memorie tranzacțională. Modelele mentale împărtășite se referă la reprezentări mentale colective cu privire la o sarcină sau un domeniu. Sistemele de memorie tranzacțională reprezintă cunoștințe despre echipă și sarcină distribuite și organizate colectiv.

Studii multiple recunosc rolul distribuirii expertizei și al specializării în cadrul echipei. Cu toate acestea, nu se cunosc mecanismele prin care acționează. Acest lucru este problematic din cel puțin două motive.

În primul rând, dezvoltarea și menținerea cunoștințelor la nivelul echipei implică procese intra- și inter-membri. Dar nu se știe care sunt aceste procese și cum interacționează pentru a facilita cogniția echipei. Efortul de a îmbunătăți cogniția echipei nu poate fi eficient fără a cunoaște mecanismele care îi stau la bază. În al doilea rând, ignorarea acestor procese limitează inferențele cu privire la de ce unele echipe sunt mai eficiente decât altele.  

Pentru a adresa aceste lipsuri, studiul propune o teorie a emergenței a cunoștințelor echipei orientată spre procesele echipei. Astfel, este necesară explicarea modului în care activitățile cognitive, afective și comportamentale interacționează pentru a produce și a susține constructul.

Autorii propun un cadru în patru etape. Primul pas al protocolului presupune construirea unei explicații la nivel procesual, o narațiune a ceea ce oamenii fac, gândesc și simt pentru a ajunge la un rezultat. Acest pas presupune identificarea unui set de constructe și procese de bază implicate în construirea cunoașterii grupului și a modului în care ele interacționează.

Al doilea pas implică traducerea narațiuni teoretice într-un model computațional care specifică coerența și logica mecanismelor teoretice. În al treilea pas, modelul computațional este implicat într-o simulare computerizată pentru a genera propuneri, insight-uri și prescripții. Ultimul pas implică evaluarea fidelității dintre tiparele observate în simulare și datele umane. De asemenea, se explorează utilitatea predicțiilor.

Teorii are emergenței

Teoria multinivelară definește emergența ca un proces dinamic prin care interacțiunea elementelor la un nivel inferior de analiză (individual) rezultă în constructe la un nivel mai înalt (grup). Un construct emergent este un rezultat sau un set de rezultate generate și susținute de interacțiunea unor elemente la nivel inferior într-o perioadă de timp. O teorie a emergenței definește mecanismele bottom-up și interacțiunile care duc la constructe emergente.

Dezvoltarea de teorii se bazează, de obicei, pe relații corelaționale între diferite constructe. Însă pentru o teorie a emergenței este nevoie să se descrie natura proceselor de la nivele inferioare în cadrul unui sistem. O astfel de teorie necesită identificarea, operaționalizarea și justificarea conceptelor de bază implicate în fenomenul de emergență și a regulilor sau a proceselor care descrie ce, când și cum gândesc, se comportă și reacționează la mediu entitățile de la nivelul inferior.

În consecință, teoriile emergenței permit mai multe căi prin care constructul emergent poate apărea. Astfel, se respectă principiile echifinalității.

Etapa 1 – teoria orientată spre proces a emergenței cunoașterii în echipe

Autorii propun două activități individuale care rezultă în cunoașterea echipei- învățarea și împărtășirea. Învățarea descrie modul în care oamenii extrag informație din mediu. Împărtășirea reflectă interacțiunea prin care informația este diseminată la membrii grupului. Focusul teoriei este reprezentat de membrii echipei care dețin expertiză specializată și distribuită. Astfel, ei trebuie să caute activ informație din mediu și de la ceilalți pentru a ajunge la o cunoaștere comună și agreată a problemei.

Concepte de bază și mecanisme ale învățării

În teorie sunt incluse trei trei mecanisme de bază ale învățării – selectarea datelor, codificarea, decodarea și integrarea.

Selectarea datelor implică percepția și orientarea atenției spre anumiți stimuli. Oamenii identifică, recunosc și filtrează datele importante din mediu pentru a fi procesate mai în adâncime. Acest proces răspunde la întrebarea „ce informație este centrul atenției echipei?”.

Literatura cu privire la selecția datelor prezintă trei mecanisme relevante pentru emergența cunoașterii echipei. În primul rând, în absența unor influențe externe, membrii echipei ar trebui să fie la fel de atenți la un element. În al doilea rând, stabilirea unei ierarhii de scopuri și a unor strategii de căutare de informații ar trebui să ajute procesul de selecție a informației potrivite. În final, în grupurile cu expertiză distribuită, membrii pot influența procesele de selecție a datelor ale celorlalți membrii ai echipei prin centrarea atenției lor spre sursa de informație.

Al doilea mecanism este codificarea. Odată ce informația este conștientizată, membrii echipei pot încerca să o internalizeze. Procesul de codificare le permite oamenilor să transforme stimulii externi în reprezentări stocate în memorie.

Codificarea, în acestă teorie, descrie noțiunea de învățare de la sine – membrii echipei învață informație fără a fi nevoie să se coordoneze cu ceilalți. În echipele cu expertiză distribuită, acest proces presupune aprofundarea domeniului.

Al treilea mecanism este decodarea. În contextul echipei cu expertiză distribuită, membrii echipei învață și de la ceilalți. Decodarea reprezintă învățarea de la ceilalți, astfel încât membrii achiziționează ți interpretează informația împărtășită cu ceilalți membri ai echipei.

Acest proces este mai lent decât codificarea. Această idee este susținută de mai multe perspective. În primul rând, psihologia educațională arată că elevii care învață un material doar prin citire, adică codificare, au performanțe mai bune la teste comparativ cu cei cărora doar li s-a predat.

În al doilea rând, mediul social în care apare învățarea influențează procesarea informației. Astfel, echipele ar putea întări anumite euristici care au impact asupra modului în care un anumit membru percepe și interpretează informația. Mai mult, membrii echipei pot avea interpretări diferite cu privire la sarcină, ceea ce poate influența internalizarea informației.

În al treilea rând, conform modelului macro-cognitiv, există diferite procese pentru învățarea individuală față de cea la nivelul echipei. Mai mult, cercetările cu privire la modele semiotice ale comunicării arată că informația care este transmisă de ceilalți este percepută ca dificilă și necesită mai multa energie cognitivă pentru prelucrare.

Al treilea mecanism al învățării este integrarea. Oamenii nu doar acumulează informație, ci o categorizează și o organizează în scheme coerente. Membrii echipei își consultă informația deja existentă pentru a vedea cum poate fi relaționată cu cea nouă.

Acest proces poate fi mai eficient la unii membri și mai puțin eficient la alții. De asemenea, tipul de informație și momentul temporal au impact asupra integrării. Mai mult, distribuirea expertizei, nivelul de încredere în competența celorlalți, sensibilitatea la influență socială și leadership-ul influențează acest proces.

Concepte de bază și mecanisme în împărtășire

Mecanismele incluse în această teorie sunt selecția membrilor, recuperarea, împărtășirea și confirmarea.

Selecția membrilor este primul proces implicat în împărtășire, caracterizând probabilitatea ca un membru al echipei să ia cuvântul în orice moment al echipei. Acest concept nu presupune o decizie grupului de a nominaliza un vorbitor, ci o decizie asumată de individ.

Comunicarea între membrii grupului reprezintă cel mai proeminent mecanism prin care informația este diseminată în echipă. Cine vorbește și de ce o face reprezintă aspecte importante. În contexte în care este prezentă o diversitate de informații și expertiză specializată,comunicarea este vitală pentru dezvoltarea înțelegerii colective.

Teoria se centrează pe pattern-urile de selecție/comunicare în medii în care membrii echipei sunt conștienți de faptul că ceilalți membri nu pot fi înlocuiți de alții.

Al doilea element este recuperarea, referindu-se la identificarea informației în memorie. Acest proces determină de informație este selectată pentru împărtășire. Teoria prezentă se bazează pe două asumpții cu privire la recuperare. În primul rând, membrii echipelor care construiesc informație și care au expertiza distribuită încearcă să ajungă la o înțelegere comună a întregii informații relevante. În al doilea rând, achiziția informației integrate în timpul învățării crește calitatea informației reamintite.

Al treilea element este chiar împărtășirea informațiilor, văzută drept transmiterea informației de la un membru la altul. Împărtășirea este un act intenționat de diseminare și poate fi făcut prin diferite canale – față în față sau comunicare virtuală. Canalul folosit poate avea impact asupra altor procese, precum selectarea informațiilor sau selectarea membrilor.

Un alt aspect important este calitatea informațiilor care este împărtășită în echipe cu expertiză omogenă vs expertiză eterogenă. Atunci când membrii echipei se bazează doar pe un membru al echipei, comunicarea poate fi ineficientă. Însă echipele cu expertiză distribuită pot împărtăși cunoștințe integrate care facilitează înțelegerea membrilor cu background diferit.

Ultimul element este confirmarea – actul de împărtășire a informației în echipă oferă modalități de verificare și influențare a cunoștințelor. Acest proces facilitează memoria tranzactivă și formarea modelelor mentale împărtășite.

Studiile anterioare au conceptualizat confirmarea în diferite modalități. Un studiu caracterizează confirmarea drept crearea de artefacte cognitive (remindere, notițe) care reprezintă externalizarea informației. O altă propunere vede confirmarea drept feedback și comunicare în circuit. Această teorie integrează ambele viziuni – confirmarea apare doar după ce informația a fost decodată, dar generează și cunoștințe noi externalizate.

Teoria emergenței cunoașterii în echipe

Membrii echipelor se implică în învățare prin identificarea și direcționarea atenției spre informația relevantă și disponibilă din mediu (selectare). Odată ce informația a devenit centrul atenției, oamenii o pot internaliza (codificare). Pe măsură ce membrii echipei codifică mai multă informație, se creează asocieri între informații (integrare). Până în acest punct, învățarea este individuală.

Procesele de împărtășire sunt inițiate când o persoană din echipă alege să comunice cu ceilalți (selecția). Această persoană selectează informația internalizată (recuperarea) pe care o transmit și o integrează cu ceilalți (împărtășirea). Acest schimb de informații atrage atenția celor care primesc informația (selectarea datelor) și declanșează efortul de internalziare a celor comunicare (decodare). Procesul de a învăța de la ceilalți este mai dificil decât cel de a învăța individual. Odată ce informația a fost receptată și învățată, membrii pot semnaliza acest lucru (confirmare).

Al doilea pas – modelul computațional

Descrierea narativă urmează a fi transpusă într-un model computațional. Un model computațional se referă la formularea precisă a proceselor prin care valorile variabilelor se schimbă în timp, bazându-ne pe teorie. Formalizarea unui astfel de model se referă la specificarea unor algoritmi de bază și/sau a unor ecuații matematice. Avantajul acestui model se referă la posibilitatea de a evalua logica, consistența și suficiența teoriei.

Transformarea teoriei într-un model computațional presupune specificarea unui set de reguli procedurale care dictează cum, când și ce procese de învățare și împărtășire sunt derulate de persoane. De asemenea, se specifică cum aceste procese duc la schimbări la nivelul cunoștințelor.

Al treilea pas – experimentarea virtuală

Începând cu al treilea pas se evaluează teoria și se examinează utilitatea sa. În această etapă, modelul computațional este transformat într-un cod manipulat sistematic. Astfel, se explorează cum se dezvoltă evenimentele dinamice.

În acest studiu se utilizează simularea bazată pe agent (ABS), folositoare pentru modelarea fenomenelor în care mai mulți agenți dintr-un sistem social se influențează reciproc prin interacțiune.

Metodă

Descrierea simulării

Pentru fiecare dintre agenți s-au formulat o serie de reguli și asumpții pe care să le respecte în simulare. Pe scurt, scopul agenților era de a internaliza complet și a externaliza toată cunoașterea disponibilă. S-a stabilit un punct în care agenții nu mai puteau achiziționa informație în timpul fazei de învățare. În acest punct, se intra în faza de împărtășire.

Descrierea experimentului virtual

Experimentul virtual a fost un design 3 (abilități de procesare a informației) x 3 (abilități de comunicare) x 3 (nivel de specializare). Astfel, au existat 27 de condiții unice. Au fost simulate aproximativ 3000 de echipe. Echipele erau formate din 3 agenți simulați, fiecare comunicând cu ceilalți doi. Existau 36 de bucăți de informație care puteau fi achiziționate.

Abilitățile de procesare a informației au fost operaționalizate drept diferențe în viteza cu care se internalizează cunoștințele. Agenților li s-a asignat aleator un nivel de performanță, mic, mediu sau înalt. Rata de codificare a agentului reflecta numărul de repetiții necesare pentru internalizare. Rata de decodare reflecta numărul de repetiții necesare pentru a internaliza informația de la alt agent.

Abilitățile de comunicare au fost operaționalizate prin asignarea unei probabilități ca un agent să ia cuvântul. În prima condiție, agentul cu cele mai slabe nivele de procesare a informației avea o probabilitate mai mare de a vorbi. În a doua condiție, toți agenții aveau o probabilitate mai mare. În a treia condiție, agentul cu cele mai mari nivele de procesare informațională avea cea mai mare probabilitate.

Nivelul de specializare a reflectat proporția cunoștințelor comune agenților față de cea unică unui singur agent. Într-o condiție, cu nivele scăzute de specializare, 33% din informație era unică. În a doua condiție, 50% din informație era unică. În a treia condiție, 66% din informație era unică.

Măsurători

Internalizarea individuală se referă la numărul de acțiuni necesare ca un agent să internalizeze toată informația.

Variabilitatea internalizării echipei reflectă diferențele din cadrul echipei în traiectoriile de achiziție a cunoștințelor. Această variabilă a fost operaționalizată drept varianța din cadrul echipei la nivelul ratelor de internalizare a agenților.

Nivelul de acoperire a cunoștințelor se referă la internalizarea tuturor cunoștințelor, dar nu ca individ, ci ca echipă. Astfel, se măsoară numărul de acțiuni necesare unei echipe de a internaliza complet cunoștințele.

 Distribuția internalizării se referă la nivelul la care unul sau mai mulți membrii ai echipei au internalizat aceeași informație. Variabila este operaționalizată drept numărul de acțiuni necesare a ajung la suprapunerea internalizării.

În final, distribuția externalizării descrie măsura în care membrii echipei au externalizat aceeași informație. Variabila este operaționalizată drept numărul de acțiuni necesare a ajung la suprapunerea externalizării.

Nivelul de specializare

Analizele cu privire la nivelul de specializare arată că efectul specializării asupra internalizării individuale rezidă în scăderea eficienței procesului de internalizare. Mai mult, proporții mai înalte de informație unică scade rata la care echipa ajunge la acoperire a cunoștițelor. Tot negativ au fost afectate și procesele de internalizare completă și externalizare. Specializarea înaltă a dus și la variabilitate mai mare a ratelor de internalizare. Interesant este faptul că impactul specializării s-ar putea să nu fie linear.

Discuții

Pe baza rezultatelor simulării, se fac două propuneri.

Prima propunere este că îmbunătățirea ratei la care membrii echipei codează și decodează informația facilitează emergența cunoașterii la nivel de echipă deoarece le permite membrilor să internalizeze cunoștințele mai eficient și să ofere mai mult timp pentru învățarea de la ceilalți.

A doua propunere este că strategiile de împărtășire a informației care promovează schimburi echilibrate și regulate facilitează emergența cunoașterii echipei crescând rata la care cunoștințele specializate sunt diseminate.

Pasul 4 – investigarea emergenței în echipe reale

În acest pas se încearcă replicarea pe echipe reale a simulării din etapa a treia. Astfel, se investighează tiparele de emergență a cunoștințelor în echipe în care membrii echipei colaborează pentru rezolvarea unor sarcini de construire de cunoștințe și luare de decizii.

Primul obiectiv al acestei etape este evaluarea fidelității dintre tiparele reale și cele simulate. În acest sens, se examinează acumularea cunoștințelor individuale și de echipă așa cum apare în echipele reale.  Se poate observa măsura în care asumpțiile centrale ale modelului și caracteristicile tiparelor de emergență se păstrează în echipele reale.

Al doilea obiectiv al acestei etape este evaluarea validității prescripțiilor pentru îmbunătățirea emergenței cunoașterii echipei. Pentru a face asta, se vor introduce intervenții care au rolul de a promova împărtășirea de informații într-un mod mai eficient și de a comunica mai bine.

Ipoteza este că echipele care beneficiază de intervenția pentru a îmbunătăți procesarea de informație și abilitățile de comunicare vor fi mai eficiente în dezvoltarea cunoașterii echipe. Se va observa și o interacțiune intervenție x timp, astfel încât cantitatea de cunoștințe externalizare va crește mai rapid la echipele cu intervenție.

Metode

Participanți

789 de studenți care participau la cursuri de psihologie și management au participat în studiu. Ei au fost împărțiți aleator în echipe de câte trei membri. Echipele au fost echipe virtuale.  

Sarcina experimentală

Sarcina experimentală a fost rezolvarea unei simulări computerizate în care membri cu diferite specializări trebuie să găsească, să împărtășească și să sintetizeze informația pentru a se lua decizii optime. Cunoștințele sunt și comune și specializate.

Sarcina echipei este s selecteze una din trei rute posibile pe o hartă. Pentru a lua această decizie, echipa trebuie să învețe despre obstacole care le pot întrerupe drumul. Fiecare participant are o hartă care conține informații despre două tipuri de obstacole – unice, accesibile doar unui membru al echipei deoarece este specializat și comune, accesibile tuturor.

Pentru a împărtăși informații, membrii echipei trebuiau să le adauge într-un fișier comun. Însă informația dispărea după o perioadă. Informația putea fi înregistrată pe propria hartă.

Procedura

Sesiunile experimentale aveau loc într-un laborator și durau aproximativ 2.5 ore. Înainte de a ajunge, participanții erau rugați să urmărească un video de 10 minute despre cum funcționează sarcina. Apoi fiecare echipă beneficia de 30 de minute de training. După training, participanții primeau un handout cu descrierea sarcinii. Echipele au avut de completat 12 trial-uri, fiecare de 8 minute.

Manipularea experimentală a fost introdusă prin pop-ups de ghidaj contextualizat.

Măsurători

Un fișier conținea fiecare comportament relevant pentru sarcină făcut de fiecare dintre participanți. Comportamentele erau categorizate automat, înregistrându-se și momentul în care s-a făcut. Cele mai relevante date erau înregistrarea corectă a unui obstacol, deoarece reflecta internalizarea cunoștințelor.

Rezultate

Analiza datelor reliefează mai multe similarități în tiparele de emergență a cunoașterii la nivel de echipă pentru simulare și pentru echipe reale. Ambele tipuri de echipe au experențiat o perioadă destul de rapidă de internalizare individuală la început. În general, aceste cunoștințe nu erau comune tuturor. Rezultatele arată că emergența timpurie a cunoașterii în ambele tipuri de echipe este o funcție a proceselor de învățare, orientate spre învățarea informației fără input de la ceilalți.

Când se ajunge spre limita a ce poate fi învățat individual, ritmul de învățare devine mai lent în ambele tipuri de echipe. Acesta este momentul în care apare procesul de împărtășire a informațiilor. Schimbarea focuslui spre împărtășire duce la variabilitate în rata individuală de internalizare. Acest pattern poate fi cauzat de două constrângeri pragmatice – când indivizii vorbesc, nu pot internaliza cunoștințe noi și membrii au nevoie de mai multe expuneri pentru a internaliza.

Schimbările la nivelul distribuției cunoștințelor internalizate arată două distincții critice între condițiile studiului.

În primul rând, condiția experimentală ajunge la acoperirea totală a informației mai repede decât condiția de control. Astfel, intervenția care a vizat abilitățile de procesare a informației au dus la îmbunătățirea vitezei și a acurateții cu care s-a achiziționat informația unică. Astfel se susține prima propunere.

În al doilea rând, odată ce membrii echipei care au beneficiat de intervenție au început să împărtășească informație, proporția de informație unică a scăzut și suprapunerea a crescut rapid. Nu s-a întâmplat și cu membrii grupului de control. Grupul experimental și grupul din simulare au avut nivele mai mari de informație împărtășită completă comparativ cu grupul de control. Astfel, se susține a doua propunere.

Sumarizând, echipele din simulare și cele reale au arătat mai multe similarități. Astfel se susține concluzia conform căreia mecanismele specificate în teorie pot explica tiparele de emergență a cunoașterii grupului. Diferența între grupurile participante în etapa a4a arată că intervenția a fost eficientă.

Analizând manipularea experimentală, tiparul rezultatelor arată că externalizarea totală de către echipe în condiția experimentală a crescut în mod constant dela un trial la altul. Pentru grupul de control, s-a ajuns la un platou în trial-ul din mijloc.