În ultima perioadă s-a înregistrat o creștere semnificativă a numărului persoanelor care lucrează de acasă. Dacă înainte de pandemie doar 14,7% dintre angajații români prestau telemuncă, în momentul actual procentul a ajuns la  30,1% ^[1]. Schimbarea a fost una bruscă și nu a permis organizațiilor să planifice eficient modalitatea de lucru și nici angajaților să se pregătească pentru telemuncă. În acest fel, deși există îngrijorări cu privire la implementarea eficientă a activităților de muncă de acasă, există câteva modalități prin care atât indivizii, cât și organizația pot să dobândească în continuare satisfacție profesională și bunăstare psihologică.

Ce este telemunca și care sunt avantajele/dezavantajele sale?

Telemunca reprezintă realizarea muncii în afara spațiului convențional prin utilizarea tehnologiei ca  mijloc de comunicare. În acest context, comunicarea poate fi sincronă, prin intermediul videoconferințelor și apelurilor pe platforme diverse precum Skype, Zoom, Google Meet, sau asincronă, prin mesaje pe platformă, comentarii la documente, mailuri și alte modalități. În mod obișnuit, scopul implementării acesteia este atingerea unor obiective organizaționale precum creșterea efectivității sau starea de bine a angajaților. În contextul prezent, scopul trecerii la telemuncă este respectarea reglementărilor pentru prevenirea îmbolnăvirii cu COVID-19.

Printre avantajele telemuncii se numără accesul la oportunități și diversitatea forței de muncă. Persoanele care au reședința într-un oraș diferit față de cel în care își desfășoară compania activitatea sau cele cu dizabilități se pot angaja de la distanță, aceste circumstanțe ne mai reprezentând un impediment. Un alt avantaj este creșterea productivității și satisfacției. Creșterea productivității angajaților variază între 10% și 40%, iar satisfacția tinde și ea să fie mai mare^[2]. Aceste rezultate se datorează timpului economisit care îi ajută să aibă o eficiență mai mare, cât și a concentrării îndelungate pe sarcini. În contextul prezent, telemunca ajută la respectarea reglementărilor și contribuie la reducerea riscului de infectare cu coronavirus.

În ceea ce privește dezavantajele, limitele fizice, temporale și psihologice nu mai sunt bine definite, deoarece sunt puternic influențate de contextul telemuncii. Un studiu a arătat că proximitatea între casă și muncă duce la oboseală și emoții negative ^[3], iar oamenii pot fi tentați să lucreze mai mult timp. Fiind un program flexibil, limitele de timp nu sunt aceleași pentru toți angajații, iar asta poate afecta colaborarea între colegi dacă nu sunt cu toții disponibili în același timp. Limitele psihologice sunt reguli pe care oamenii și le formează pentru a putea acționa conform unui rol pe care ei îl dețin. În cazul telemuncii, angajații nu au parte de o tranziție lină de la un rol la altul așa cum ar fi fi avut când se deplasau la locul de muncă, astfel că lipsește pregătirea mentală pentru rol. Un alt dezavantaj este dezvoltarea de competențe și abilități. Telemunca presupune deținerea de către angajați atât a competențelor digitale necesare desfășurării optime a activității în sistem online, cât și a altor competențe complementare care să îi ajute să acopere temporar expertiza colegilor indisponibili.

Pentru a face față acestor dificultăți întâmpinate, pot fi urmate o serie de recomandări care să ajute la diminuarea efectelor negative. Atât organizația, cât și angajatul pot contribui la îmbunătățirea condițiilor telemuncii.

Cum pot angajații să-și eficientizeze munca?

1. Pregătiți-vă un mediu de lucru sigur și adecvat. Existența unui spațiu dedicat exclusiv muncii, care să fie separat de restul casei și de persoanele din locuință este de ajutor pentru evitarea distragerilor și pentru adaptarea la rolul de angajat.
2. Comunicați deschis. Este recomandată setarea unor așteptări și comunicarea nevoilor față de celelalte persoane din casă pentru crearea unui mediu facil telemuncii. De asemenea, este indicat ca angajatul să fie disponibil și prompt față de supervizori, colegi și clienți.
3. Adoptați un mindset de lucru. Se recomandă ca ziua de lucru de acasă să fie tratată în același mod ca una obișnuită la birou. Acest lucru înseamnă realizarea sau crearea unei rutini înainte de începerea programului, luarea de pauze, stabilirea unei limiteclare în ceea ce privește timpul acordat muncii și vieții cotidiene și evitarea verificării mesajelor după încheierea programului.
4. Realizați o planificare a sarcinilor. Este utilă delimitarea clară a sarcinilor individuale de cele colective, precum și stabilirea în avans a unui program foarte clar. Dacă există opțiunea de a alege zilele de lucru de acasă și cele de la birou, se recomandă o planificare fixă. De exemplu, în fiecare joi și vineri angajatul optează pentru telemuncă.

Cum poate organizația să eficientizeze munca?

1. Să creeze oportunități de training. Pentru dezvoltarea abilităților necesare telemuncii este important ca nevoile angajaților să fie identificate, iar apoi să se implementeze un plan de învățare.
2. Să adopte un stil de management colaborativ. Chiar dacă este mai dificil în condițiile telemuncii, este important să se acorde atenție feedbackului. Supervizorii ar putea să stabilească o metodă clară de a oferi feedback, fie pe sarcină prin intermediul unei platforme, fie pe activitate la o anumită perioadă de timp. În plus, studiile au arătat că oferirea autonomiei angajaților duce la creșterea satisfacției la locul de muncă, flexibilitate psihologică ridicată, o stare de bine și rezultate mai bune ^[4].
3. Să promoveze încrederea și unitatea. Organizarea frecventă a unor întâlniri formale sau informale sub formă de videoconferințe va spori coeziunea echipei și va încuraja crearea unor rețele sociale.
4. Să implementeze un sistem de recompensare. Motivarea membrilor și recunoașterea performanțelor excepționale au un impact pozitiv asupra obiectivelor organizaționale.

Concluzii

În literatura de specialitate, impactul telemuncii este contradictoriu, deoarece aceasta are atât avantaje, cât și dezavantaje. Pentru a nu înclina balanța spre efectele negative, este indicată implementarea strategiilor care vor ajuta la beneficierea maximă a telemuncii și la depășirea obstacolelor care apar. 

Surse:

Abulibdeh, A. (2020). Can COVID‐19 mitigation measures promote telework practices?. Journal of Labor and Society.

Basile, K. A., & Beauregard, T. A. (2016). Strategies for successful telework: How effective employees manage work/home boundaries. Strategic HR review.

Carillo, K., Cachat-Rosset, G., Marsan, J., Saba, T., & Klarsfeld, A. (2020). Adjusting to epidemic-induced telework: empirical insights from teleworkers in France. European Journal of Information Systems, 1-20.

Day, F. C., & Burbach, M. E. (2011). Telework considerations for public managers with strategies for increasing utilization. Communications of the IBIMA, 2011, 1-18.

Eurofound (2020), Living, working and COVID-19 dataset, Dublin, htto://eurofound.link/covid19data

Greer, T. W., & Payne, S. C. (2014). Overcoming telework challenges: Outcomes of successful telework strategies. The Psychologist-Manager Journal, 17(2), 87.

Sonnentag, S., Binnewies, C., & Mojza, E. J. (2008). Did you have a nice evening?’ A day-level study on recovery experiences, sleep, and affect. Journal of Applied Psychology, 93(3), 674.

Waizenegger, L., McKenna, B., Cai, W., & Bendz, T. (2020). An affordance perspective of team collaboration and enforced working from home during COVID-19. European Journal of Information Systems, 29(4), 429-442.

Foto: freepik.com¹, unsplash.com²